Este avantajos sa analizam procesul de scanare documente?
In cadrul marilor companii procesul de scanare documente de la Iron Mountain este foarte important, fiind in legatura stransa cu activitatile zilnice ale companiie in cauza.
De foarte multe ori si in cele mai multe companii mici, procesul se desfasoara inhouse, in cadrul fiecarei companii, insa de foarte multe ori procesul este dificil de realizat pentru ca apar aglomerari de documente si o slaba organizare, lucru care ingreuneaza procesul si pot afecta eficienta activitatii companiei respective, mai ales ca discutam despre documente foarte importante.
Totusi, in ultima perioada, extrem de multe companii au inceput sa externalizeze procele catre o firma specializata, o firma specializata care ofera un serviciu de conversie de documente, pentru ca beneficiile sunt pe masura si la un pret foarte avantajos.
Principalele motive pentru care merita sa externalizezi procesul de scanare documente
De cele mai multe ori, prima intrebare pe care orice companie si-o pune atunci cand isi doreste sa externalizeze aceste proces de scanare si conversie documente este legata de pret. Insa, dupa cum am spus anterior, astfel de intrebari legate despre pretul platit pentru conversia documentelor se vor termina destul de repede, datorita avantajelor pe care le ofera o astfel de colaborare si modalitatii eficiente de plata pe care o firma le ofera.
Scanarea documentelor in house are si o serie de riscuri
Colaborarea cu o astfel de firma este foarte benefica, mai ales in cadrul companiilor unde eficienta activitatii este afectata cu acest proces. Pentru a face o scanare de documente in house, firma pierde timp si angajati care trebuie sa isi rupa din timpul dedicat muncii lor pentru a o realiza, dar mai important, prezinta un risc destul de ridicat cu privire la siguranta documentelor.
Au fost multe cazuri in care anumite companii cat se poate de serioase au fost puse in dificultate de ratacirea anumitor documente scanate si astfel s-a ajuns la o problema serioasa.
Documentele scanate trebuie stocate pe anumite platforme. De cele mai multe ori, nici chiar astfel de servere pe care o companie le detine nu prezinta siguranta 100%. Totusi, acest lucru poate fi anulat daca se alege o colaborarea cu o astfel de firma dedicata proceselor de scanare si conversie documente, deoarece aceasta actioneaza pe baza unui contract comercial ce atrage raspundere si detine o experienta ridicata pentru ca problemele mentionate anterior sa fie practic nule.
In concluzie putem spune ca faptul ca colaborarea cu o firma care ofera aceste servicii nu mai trebuie sa fie o noutate, ci sa devina o obisnuinta pentru toate companiile care pun pret pe atribute precum securitatea documentelor, eficienta si scanare documente in mod rapid si fara dureri de cap. De asemenea este important ca aceasta colaborarea sa se faca cu o firma profesionista si care detine o vechime in domeniu!
