Managamentul documentelor reprezinta un proces prin care orice companie trebuie sa il desfasoare pentru o buna functionare. Managementul documentelor unei companii include depozitarea documentelor (stocarea de date) si administrarea documentelor.
Ce inseamna managementul documentelor?
Procesul trebuie tratat cu foarte mare atentie si foarte serios de fiecare companie in parte, deoarece, de el depinde de cele mai multe ori succesul si buna functionare a companiei in cauza. Cu cat procesul este executat mai bine, cu atat lucrurile vor fi mai tinute sub control.
Dupa cum s-a mai spus, mangementul documentelor include foarte multe servicii printre care, cele doua servicii principale sunt detaliate mai jos:
- Depozitarea documentelor. Acesta este procesul clasic care include pastrarea tuturor documentelor financiar-contabile (cel putin 5 ani conform legii), pentru ca acestea trebuie sa fie foarte usor de gasit atunci cand este cazul. Desi pare un proces foarte usor, depozitarea documentelor nu este chiar atat de simpla, deoarece orice companie detine extrem de multe tipuri de informatii care trebuie aranajate corespunzator, astfel incat accesul sa fie extrem de facil.
- Administrarea documentelor. Acest proces il contine si pe primul, in sensul in care documentele trebuie administrare in functie de tipuri. Dupa cum spuneam, trebuie repartizata o persoana sau mai multe care sa se ocupe in mod direct de acest proces pentru ca toate lucrurile sa fie la locul lor.
De ce se externalizeaza managementul documentelor?
Pentru o functionare cat mai buna a lucrarilor, se recomanda ca managementul documentelor sa fie externalizat catre o companie specializata in acest domeniu.
De regula o firma specializata in managementul documentelor cum este cea de aici detine personal calificat pentru a presta acestor servicii. Acest personal este gata oricand sa proceseze si sa ofere informatii complete tuturor clientilor comapniei de prestari servicii.
De asemenea, spatiile desemnate pentru depozitarea documentelor sunt sigur si respecta intocmai cerintele legale de functionare, avand in acelasi timp un sistem de securitate modern pentru ca toate documentele sa fie in siguranta.
Prin seria de tehnologii moderne pe care o companie de acest gen o detine, accesul la documente se poate face online si de oriunde, fara a fi nevoie de deplasare la depozitele unde documentele sunt tinute.
Astfel, putem spune ca managementul documentelor prestat de companie ca Iron Mountain, ce are o experienta uriasa in domeniu si care activeaza in intreaga lume, este un serviciu pe care orice companie ar trebui sa il ia in considerare.
